Disclaimer

Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S

Introduktion

For at kunne levere rekrutteringsydelser er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik beskriver hvilke data, vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Hvis du benytter vores hjemmeside, herunder vores gratis analyser og andet materiale, henviser vi til vores cookie- og privatlivspolitik, hvor du kan læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, samt hvordan vi sikrer behandlingen af dem.

Hvis du kontakter os via hjemmesidens formularer eller chat-funktion, vil dine data blive opbevaret i HubSpot. Du kan læse mere om vores brug af HubSpot under vores cookie- og privatlivspolitik

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige på dpo@ballisager.com

Dataansvarlig

Konsulenthuset ballisager, Søren Frichs Vej 40A, 8230, Aabyhøj (CVR-nummer 31299004).

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du, en kommune eller en virksomhed, har leveret til os i forbindelse med tilmelding til et af vores karriereforløb, en af vores cv-databaser eller informationskilder, samt når du søger en stilling til eller gennem os. Vi indhenter desuden løbende informationer hos dig i rådgivnings- eller rekrutteringsforløbet herunder det afsluttende resultat af forløbet og referater af samtaler.

Personoplysningerne behandler vi med henblik på, at vi kan vurdere din situation og dine kompetencer for at bringe dig i eller tættere på et job eller beskæftigelse. For rekrutteringsforløb gælder det desuden, at vi indhenter oplysninger om dig, som kan kvalificere vores rådgivning af den ansættende virksomhed (kunden), herunder oplysninger fra tests og referencer.

Vi indsamler ikke informationer, der ikke har relevans for dine job- og beskæftigelsesmuligheder samt jobsøgning.

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor kunden, leve op til dansk lovgivning, og for at kunne levere effektive rekrutteringsprocesser.

Behandling af data som deltager i en rekrutteringsproces sker på baggrund af indhentet samtykke.

Uanset hvilken proces du deltager i, vil du forinden blive oplyst specifikt om, hvilke data vi indsamler. Du vil blive bedt om at give dit samtykke til indsamlingen, og du vil blive oplyst om dine rettigheder i forbindelse med indsamlingen.

Konsulenthuset ballisager har valgt en dansk virksomhed (IT Security) som hosting partner, der skal sikre korrekt opbevaring af data.

 

Særligt for Rekruttering

Data indsamles i vores rekrutteringssystem (se liste over leverandører nedenfor), og der er adgang til informationen for involverede medarbejdere hos Konsulenthuset ballisager og ansættelsesansvarlige hos virksomheden. Vi indsamler data i form af interviewreferater, referencer og svar på spørgsmål som opbevares i samme system. Når du uploader dit materiale, vil du blive bedt om at afgive samtykke.

Kundens behandling af data er reguleret i aftale mellem Konsulenthuset ballisager og virksomheden. Vi sender et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling. Når du søger en stilling, giver du også dit samtykke til, at vi må dele dine oplysninger med den ansættende virksomhed (kunden).

Du kan blive bedt om at besvare persontest og kognitive test i systemet E-stimate (se yderligere information nedenfor). Du vil også her blive bedt om at afgive samtykke.

Som en del af rekrutteringsprocessen kan det være, vi vil indhente yderligere offentlige tilgængelige oplysninger omkring dig fra internettet, herunder sociale medier.

 

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du følgende rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at få flyttet dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til vores persondataansvarlige (DPO). Henvendelse kan ske på mail: dpo@ballisager.com.

Hvis du ikke er enig i den måde, hvorpå Konsulenthuset ballisager A/S behandler dine persondata, kan du sende din indsigelse til dpo@ballisager.com.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af dine personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes i sikkerhedskopier).

Medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats at rette oplysninger, gør vi dette uden omkostninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Det betyder blandt andet, at vi tager back-up/sikkerhedskopi af vores system. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, slettes de fra brugerfladen, men ikke fra sikkerhedskopien.

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K. https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/.

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Så snart personoplysningerne ikke længere har nogen relevans for opgaven, de er blevet indsamlet til, slettes de.
For rekrutteringsforløb opbevares data i 6 måneder efter endt rekrutteringsproces, som svarer til kundens garantiperiode, med henblik på at kunne besvare spørgsmål fra kunden eller bringe andre kandidater i spil, i tilfælde af at garantien udløses.

I visse tilfælde vil der blive foretaget en anonymisering i stedet for en sletning, da vi opbevarer resultater fra evalueringer af hensyn til at kunne levere en samlet statistik på udbyttet af forløbet til kunden. Oplysningerne er i disse tilfælde fuldt anonymiseret og dermed ikke længere personoplysninger.

Faktureringsoplysninger opbevares i 5 år af hensyn til bogføringsloven.

Særligt vedr. følsomme oplysninger og CPR-nummer

Ifølge lovgivningen er der særlige regler for behandling og opbevaring af oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger med helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Med undtagelse af helbredsmæssige forhold har disse ingen relevans for beskæftigelsesmulighederne. Vi registrerer kun helbredsmæssige oplysninger i den udstrækning, det har indflydelse på dine beskæftigelsesmuligheder og udgør begrænsninger i arbejdsevnen.

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S. Undtagelsen er i disse tre tilfælde:

Med dit samtykke

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af personoplysninger.

Til ekstern behandling

Vi opbevarer personoplysninger hos betroede samarbejdspartnere, hvor der altid er indgået databehandleraftale indeholdende konkrete instrukser. De behandler data, baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed.

Af juridiske årsager

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysninger er nødvendig for at:

  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod bedrageri, usikkerhed eller tekniske problemer.
  • Holde Konsulenthuset ballisager A/S fri fra skade, vores aktionær eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele visse typer anonymiserede oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan effekter fordeler sig.

Modtagere af dine oplysninger

Dine oplysninger behandles fortroligt og er kun tilgængelige for medarbejdere i Konsulenthuset Ballisager A/S, som er underlagt tavshedspligt, eller for autoriserede medarbejdere hos underleverandører som ligeledes er underlagt tavshedspligt gennem databehandleraftaler.

I rekrutteringssammenhænge sender vi et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling. Når du søger en stilling, giver du også samtykke til, at vi må dele dine oplysninger med den ansættende virksomhed (kunden).

Aftale- og fortrolighedsforholdet mellem Konsulenthuset ballisager A/S og leverandører, som vi benytter i behandlingen af persondata, er altid reguleret af en databehandleraftale.
Nedenfor kan du se en fuldkommen liste med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S arbejder sammen med. Vi videresender ikke dine oplysninger til andre end nedenstående, medmindre dette sker med dit udtrykkelige samtykke eller af hensyn til juridiske årsager.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overvåger ny lovgivning på datasikkerhedsområdet og regulerer vores praksis og politikker i henhold til ændringer. Når vi modtager formelle skriftlige indsigelser, kontakter vi afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse indsigelser, om f.eks. overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med den pågældende person.

 

Persondata, der behandles ved Rekruttering

Modtages ved, at stilling søges (herunder også CV-database):

  • Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
    • Mailadresse
    • Navn
    • Adresse
    • Land
    • Køn
    • Telefonnummer
    • Uddannelses- og erhvervserfaring

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
    • Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring
    • Testoplysninger

 

Sikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte Konsulenthuset ballisager A/S og vores kandidater mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse af personoplysninger, som vi lagrer.

  • Ekstern IT-hosting virksomhed med datasikkerheds ekspertise, som bl.a. er ansvarlige for enhedshåndtering, kryptografi, fysisk sikkerhed hos hosting-udbyder, restore-tests, standardopsætning af logning i systemer, overvågning via Nagios, sikker adgangsstyring – herunder password kompleksitet og udløb, netværkssikkerhed (perimetersikring og Netværkssegregering), informationshåndtering via sikker eller krypteret mails, kontrol med afviste adgangsforsøg, to-faktor validering ved adgange uden for eget netværk, antivirus på alle it-systemer, og sikker backup på alle it-systemer, der behandler personoplysninger. Der gennemføres årligt audit af ekstern IT-leverandør.
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne og databehandleraftaler med alle leverandører, der behandler personoplysninger på Konsulenthuset ballisager A/S vegne.
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
  • Vejledning og uddannelse i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for alt personale.
  • Intern og ekstern revision af processer for behandling af persondata.

 

Databehandlere

Nedenfor kan du se en liste med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S i forbindelse med de ovennævnte forløb arbejder sammen med.

Ændring

Vores privatlivspolitik ændrer sig fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle begrænsninger af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde. (For visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail.)

Databehandlere
Disse databehandlere kan modtage dine personoplysninger:

IT Security
IT Security hoster vores IT, herunder filer, exchange og kandidatdatabaser. Vi ejer selv vores kandidatdatabase. Lokation for behandling er Visionsvej 51, 9000 Aalborg, og det er gældende for det generelle forretningsområde.

E-stimate
Som en del af en rekrutteringsproces hos os kan du blive bedt om, at udfylde en personprofiltest, som E-stimate udbyder. Lokation for behandling er Boulevarden 13, 8300 Odder, og det generelle forretningsområde er outplacement og rekruttering.

Recruitio
Når du søger en stilling gennem vores hjemmeside (herunder også cv-databasen) oprettes dine data i dette HR-system. Lokation for behandling er Paul Bergsøes Vej 16, 2600 Glostrup, og det generelle forretningsområde er rekruttering.

Hubspot
Registrering af potentielle kunder (kontaktpersoner i virksomheder) og personer der interagerer med vores marketingskampagner samt kontakter os via vores hjemmeside eller henter materialer derpå. Hvis du henvender dig omkring vores outplacementforløb registreres henvendelsen i Hubspot. Lokation for behandling er USA, Cambridge 25 First St 2nd Floor. Der er indgået en databehandleraftale der indeholder de lovpligtige SCC.

 

Revisionshistorik

Version – V5.01 
Note – Persondatapolitik oprettet 
Dato – 3. juli 2023
Redigeret af Linea Drexel Hougaard, (DPO) 

.

© 2024