Disclaimer

Persondatapolitik for Konsulenthuset ballisager A/S

Introduktion

For at kunne levere rekrutteringsydelser er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik beskriver hvilke data, vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Hvis du benytter vores hjemmeside, herunder vores gratis analyser og andet materiale, henviser vi til vores persondatapolitik, hvor du kan læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, samt hvordan vi sikrer behandlingen af dem.

Hvis du kontakter os via hjemmesidens formularer eller chat-funktion, vil dine data blive opbevaret i HubSpot. Du kan læse mere om vores brug af HubSpot under vores cookie- og privatlivspolitik

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige på dpo@ballisager.com

Dataansvarlig

Konsulenthuset ballisager, Søren Frichs Vej 40A, 8230, Aabyhøj (CVR-nummer 31299004).

Grundlaget for vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du har leveret til os i forbindelse med din ansøgning til et stillingsopslag eller oprettelse i en af vores cv-databaser eller informationskilder. Vi indhenter desuden løbende informationer hos dig i rekrutteringsforløbet herunder det afsluttende resultat og referater af samtaler. Vi kan også indhente referencer under forløbet.

Personoplysningerne behandler vi med henblik på, at vi kan vurdere dine kompetencer og dermed vurdere om du er den rette til stillingen. For rekrutteringsforløb gælder det desuden, at vi indhenter oplysninger om dig, som kan kvalificere vores rådgivning af den ansættende virksomhed (kunden), herunder oplysninger fra tests og referencer.

Vi indsamler ikke informationer, der ikke har relevans for dine job- og beskæftigelsesmuligheder.

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor kunden, leve op til dansk lovgivning, og for at kunne levere effektive rekrutteringsprocesser.

Behandling af data som deltager i en rekrutteringsproces sker på baggrund af indhentet samtykke samt interesseafvejningsreglen.

Konsulenthuset ballisager har valgt en dansk virksomhed (RIT a/s) som hosting-leverandør, der i samarbejder med op sikrer opbevaring af persondata.

Behandlingsprocedure

Persondata indsamles, opbevares og behandles yderligere i vores rekrutteringssystem (se liste over leverandører nedenfor), og der er adgang til informationen for involverede medarbejdere hos Konsulenthuset ballisager og ansættelsesansvarlige hos virksomheden. Vi indsamler data i form af interviewreferater, referencer og svar på spørgsmål som opbevares i samme system. Når du uploader dit materiale, vil du blive bedt om at afgive samtykke.

Kundens behandling af data er reguleret i aftale mellem Konsulenthuset ballisager og virksomheden. Vi sender et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling. Når du søger en stilling, giver du også dit samtykke til, at vi må dele dine oplysninger med den ansættende virksomhed (kunden).

Du kan blive bedt om at besvare persontest og kognitive test i systemet E-stimate (se yderligere information nedenfor). Du vil også her blive bedt om at afgive samtykke.

Som en del af rekrutteringsprocessen kan det være, vi vil indhente yderligere offentlige tilgængelige oplysninger omkring dig fra internettet, herunder sociale medier.

Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du følgende rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at få flyttet dine personoplysninger (dataportabilitet).
  • Retten til at trække dit samtykke tilbage

Alle ovenstående rettigheder håndteres ved henvendelse til vores persondataansvarlige (DPO). Henvendelse kan ske på mail: dpo@ballisager.com.

Hvis du ikke er enig i den måde, hvorpå Konsulenthuset ballisager A/S behandler dine persondata, kan du sende din indsigelse til dpo@ballisager.com.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af dine personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes i sikkerhedskopier).

Medmindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats at rette oplysninger, gør vi dette uden omkostninger. Vi bestræber os på at vedligeholde vores systemer på en måde, der beskytter fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Det betyder blandt andet, at vi tager back-up/sikkerhedskopi af vores system. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, slettes de fra brugerfladen, men ikke fra sikkerhedskopien.

Du har til enhver tid ret til at klage til Datatilsynet, Borgergade 28,5, 1300 København K. https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/.

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Så snart personoplysningerne ikke længere har nogen relevans for opgaven, de er blevet indsamlet til, slettes de.

For rekrutteringsforløb opbevares data i 6 måneder efter endt rekrutteringsproces, som svarer til kundens garantiperiode, med henblik på at kunne besvare spørgsmål fra kunden eller bringe andre kandidater i spil, i tilfælde af at garantien udløses.

I visse tilfælde vil der blive foretaget en anonymisering i stedet for en sletning, da vi opbevarer resultater fra evalueringer af hensyn til at kunne levere en samlet statistik på udbyttet af forløbet til kunden. Oplysningerne er i disse tilfælde fuldt anonymiseret og dermed ikke længere personoplysninger.

Personoplysninger der fremgår af faktureringsgrundlag opbevares i 5 år af hensyn til bogføringsloven.

Særligt vedr. følsomme oplysninger og CPR-nummer

Som udgangspunkt behandles ikke følsomme personoplysninger som defineret i databeskyttelsesforordningens art. 9 eller CPR-numre. Udgangspunktet fraviges kun med dit samtykke eller hvis vi på andet grundlag vurderer at det er nødvendigt at behandle disse oplysninger.

Oplysninger, som vi videregiver

Når du søger en stilling hos en af vores kunder, videregiver vi disse oplysninger til kundens ansættelsesansvarlige. I rekrutteringssammenhænge sender vi et link til den ansættende virksomhed med dine personoplysninger, herunder cv, ansøgning og testresultat, hvis vi vurderer, at du er et relevant match til den givne stilling. Yderligere videregivelse af dine personoplysninger sker kun i følgende tilfælde:

Med dit samtykke

Vi kan videregive personoplysninger til andre virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi har dit samtykke.

Til ekstern behandling

Vi opbevarer personoplysninger hos betroede samarbejdspartnere, hvor der altid er indgået databehandleraftale indeholdende konkrete instrukser. De behandler data, baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed.

Af juridiske årsager

Vi kan videregive personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Konsulenthuset ballisager A/S, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysninger er nødvendig for at:

  • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
  • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
  • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod bedrageri, usikkerhed eller tekniske problemer.
  • Holde Konsulenthuset ballisager fri fra skade, vores aktionær eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele anonymiserede oplysninger med offentligheden og vores partnere. Det kan f.eks. være visse typer anonymiserede oplysninger der viser generelle tendenser om, hvordan effekter fordeler sig.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overvåger ny lovgivning på datasikkerhedsområdet og regulerer vores praksis og politikker i henhold til ændringer. Når vi modtager formelle skriftlige indsigelser, kontakter vi afsenderen for at følge op. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse indsigelser, om f.eks. overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med den pågældende person.

Persondata, der behandles ved Rekruttering

Modtages ved, at stilling søges (herunder også CV-database):

  • Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
    • Mailadresse
    • Navn
    • Adresse
    • Land
    • Køn
    • Telefonnummer
    • Uddannelses- og erhvervserfaring
    • Billede
    • CV og ansøgning

Konsulenthuset ballisager indsamler følgende typer af persondata:

  • Almindelige personoplysninger herunder, men ikke begrænset til:
    • Uddybende oplysninger om uddannelse og erfaring
    • Testoplysninger

Sikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte Konsulenthuset ballisager og vores kandidater mod uautoriseret adgang, ændring og offentliggørelse af personoplysninger, som vi lagrer. Vi har derfor implementeret de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger, herunder:

  • Fysisk sikkerhed hos hosting-udbyder
  • Restore-tests
  • Logning
  • Netværkssikkerhed (perimetersikring og Netværkssegregering
  • Antivirus på alle PC’er
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
  • Vejledning og uddannelse i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for alt personale.
  • Intern og ekstern revision af processer for behandling af persondata.

Databehandlere

Nedenfor kan du se en liste med databehandlere, som Konsulenthuset ballisager A/S i forbindelse med de ovennævnte forløb arbejder sammen med. Disse databehandlere kan modtage dine personoplysninger:

RIT a/s hoster vores IT, herunder filer, exchange og kandidatdatabaser. Vi ejer selv vores kandidatdatabase. Lokation for behandling er Lyshøjen 6, 8520 Lystrup.

E-stimate, som en del af en rekrutteringsproces hos os kan du blive bedt om at udfylde en personprofiltest, som E-stimate udbyder. Lokation for behandling er Boulevarden 13, 8300 Odder.

Recruitio, når du søger en stilling gennem vores hjemmeside (herunder også cv-databasen) oprettes dine data i dette HR-system. Lokation for behandling er Paul Bergsøes Vej 16, 2600 Glostrup.

Hubspot, registrering af potentielle kunder (kontaktpersoner i virksomheder) og personer der interagerer med vores marketingskampagner samt kontakter os via vores hjemmeside eller henter materialer derpå. Lokation for behandling er USA, Cambridge 25 First St 2nd Floor. Der sker hermed en overførsel til tredjeland.

Ændring

Vores privatlivspolitik ændrer sig fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle begrænsninger af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde. (For visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail.)

 

Revisionshistorik

Version – V5.1
Note – Persondatapolitik oprettet 
Dato – 4. september 2025
Redigeret af Linea Drexel Hougaard, (DPO) 

.

© 2025